مدیریت زمان چیست؟ موانع مدیریت زمان چیست؟ و چه تکنیک هایی برای مدیریت زمان در نظر بگیریم؟ از زمان خود به بهترین شکل ممکن استفاده کنید، هر فردی این ظرفیت را دارد که آینده خود را بسازد. این به شما بستگی دارد که زندگی شما چگونه خواهد بود.
امیدوارم از آن دسته از افراد نباشید که بگویند که من آرزو دارم زمان را به عقب برگردانم. دوست دارم دوباره خودم را در چهار‌راه معین زندگی‌ام پیدا کنم و دوباره تابلوهای راه را با دقت بخوانم و به سمت دیگری بروم. هر یک از ما رویای بازگشت به گذشته و ایجاد برخی تغییرات، تصمیم‌گیری متفاوت را ممکن است داشته باشیم. یک چیز مسلم است که هنوز می‌توانیم روی آینده خود کار کنیم به لطف مدیریت مؤثر زمان، می‌توانیم زندگی کامل‌تری در تمام جنبه‌های آن داشته باشیم.
بیائید یک بار هم شده در مدیریت زمان مهارت کسب کنیم تا پشیمانی به همراه نداشته باشد، برای پیدا کردن این مهارت با من همراه باشید.
فهرست برای خواندن این مطلب:
زمین بازی مساوی است
چرا در مدیریت زمان می‌گوییم که زمین بازی مساوی است؟ کسی نمی‌تواند در زمان اعتراضی داشته باشد و بگوید به من زمان کمی دادن، این زمین بازی مساوی است.
همه انسان‌ها همان 24 ساعت در روز را دارند. این را هم بدانید که ثروتمندترین اشخاص نمی‌توانند حتی یک دقیقه بیشتر وقت در روز بخرند!
شما فقط می‌توانید خود و فعالیت‌هایتان را به طور مؤثرتری مدیریت کنید. رقبای شما در روز بیشتر از شما زمان ندارند.
مدیریت زمان یک مهارت تجاری است، و همه مهارت‌های تجاری قابل یادگیری هستند. مدیریت زمان مانند دوچرخه‌سواری، تایپ کردن با صفحه کلید یا انجام یک ورزش است. از مجموعه‌ای از روش‌ها، استراتژی‌ها و تکنیک‌ها تشکیل شده است. این مجموعه مهارتی است که می‌توانید با قاطعیت و تکرار آن را بیاموزید، تمرین کنید و به آن مسلط شوید.
باید به خود بگویید: زندگی من ارزشمند و مهم است و برای تک‌تک دقیقه‌ها و ساعت‌های آن ارزش قائل هستم. قرار است از آن ساعت‌ها به درستی استفاده کنم تا در زمانی که در اختیار دارم به بهترین شکل ممکن استفاده کنم.
مهارت مدیریت زمان چیست
من هر وقت زمان را از دست می‌دهم ارزش زمان را بیشتر درک می‌کنم. اگر می‌خواهی برنامه‌ریزی برای کارهای خودت رو شروع کنی اول چشمای خودت را ببند و خودت را در آن موقعیت تصور کن. من نمی‌دانم الان تو ذهنت چه چیزی را تصور می‌کنی! می‌خواهی یک شرکت داشته باشی! نفر اول کنکور تو ذهنت هست!
در کل از زندگی چه می‌خواهید! پس چرا برای رسیدن به آن موقعیت برنامه‌ریزی نمی‌کنید؟ نباید زمان را از دست داد. تصمیم بگیرید و مدیریت زمان داشته باشید، شما فقط نیاز به یک اشتیاق، قاطعیت، اراده و انضباط دارید، شک نکن درب موفقیت به روی شما باز خواهد شد. اندکی زمان بگذار و با من همراه باشید با قسمتی از کتاب مدیریت زمان اثر برایان تریسی، تا شروع خوبی را آغاز کنید.
هنگامی که تصمیم گرفتید تبدیل به یک فرد بسیار سازنده شوید، اولین مورد این است که گفتگوی درونی خود را تغییر دهید. نودوپنج درصد از احساسات و اقدامات نهایی شما با روشی که بیشتر اوقات با خودتان صحبت می‌کنید تعیین می‌شود.
با خودتان بگویید که «من انسان بسیار منظمی هستم و می‌توانم کارم را به بهترین شکل ممکن انجام دهم». مهم این است که جملات مثبت را در هر حالی تکرار کنید. حتی وقتی کار زیادی برای انجام دادن دارید، به تکرار جملات مثبت ادامه دهید. در اوج خستگی با خود بگویید: «من منظم هستم و بهره‌وری بالایی دارم» یا «من انرژی زیادی برای انجام درست کارها دارم».
گفتگوی درونی را در مورد گفتگوهای بیرونی خود هم رعایت کنید. وقتی دیگران در مورد اینکه چطور زمان خود را مدیریت می‌کنید و کارهایتان را انجام می‌دهید، سؤال می‌کنند به این سؤال پاسخ مثبت دهید و بگویید: «من یک شخص حرفه‌ای در مدیریت زمان هستم و این کار را به عالی‌ترین شکل ممکن انجام می‌دهم». با این کار شما در ضمیر ناخودآگاه خود تاثیر می‌گذارید. ضمیر ناخودآگاه هم می‌پذیرد که همواره باید دستورتان را اجرا کند تا انگیزه لازم برای مدیریت واقعی زمان را به شما بدهد.
خودتان را آنگونه که می‌خواهید تجسم کنید
در ادامه کتاب مدیریت زمان، برایان تریسی می‌گوید: خودتان را آنگونه که می‌خواهید تجسم کنید. تجسم کردن، یکی از موارد بسیار مهمی است که باعث می‌شود شما آن چیزی را که تجسم می‌کنید، دست یابید. تجسم کنید که همواره کارهای خود را به درستی انجام می‌دهید، برنامه‌ریزی دقیقی دارید و همه به خاطر نظم کاری، شما را الگوی خود قرار می‌دهند. هر دیدی که نسبت به خود داشته باشید، در رفتار و شخصیت‌تان خود را نشان می‌دهد.
تنها زمانی می‌توانید روی کارهای خود مدیریت زمان داشته باشید که بتوانید ارزش‌هایتان را مشخص کنید. مدیریت زمان، زمانی امکان‌پذیر است که شما روی رویدادهایی کنترل داشته باشید که بیشترین اهمیت را برایتان دارند. این اصل ثابت است که شما کاری دوست نداشته باشید یا اهمیت آن کار در ذهن‌تان بسیار کم باشد، انگیزه لازم برای کنترل و مدیریت آن را نخواهید داشت. بنابراین می‌توانید در مورد کارهایی که در حال انجام آن هستید از خودتان سؤالاتی بپرسید.
از خود بپرسید که اصلاً چرا فلان کار را انجام می‌دهید؟ دلیل و انگیزه اصلی خود را از انجام کار مورد نظر بیان کنید. هر کاری که انجام می‌دهید باید برایتان معنای خاصی را تداعی کند و با شخصیت و روحیات درونی شما هماهنگ باشد.
پس هر زمانی که خواستید کاری را آغاز کنید، یک چرا در ابتدای کار برایتان ارزشمند است یا نه؟ اگر ارزشمند است، مطمئن باشید از انجام آن احساس خوبی خواهید داشت و زمان خود را هم به خوبی مدیریت خواهید کرد.
تکنیک های مدیریت زمان
در اینجا به تکنیک های مدیریت زمان که وجود دارد، اشاره می‌کنم در نتیجه می‌توانید از آنها برای بهبود مهارت های مدیریت زمان خود استفاده کنید.
- اهداف اولویت‌بندی شده را تعیین کنید.
- روزهای خود را از قبل برنامه‌ریزی کنید.
- از قانون 80/20 پیروی کنید.
یعنی 80 درصد نتایج شما از 20 درصد اقدامات شما ناشی می‌شود. آیا بر روی 20 درصد فعالیت‌هایی که 80 درصد نتایج مورد نظر شما را تولید می‌کنند تمرکز می‌کنید؟
- نه گفتن را یاد بگیرید.
مهم است که بدانید چه زمانی و چگونه قاطع باشید، و اگر دوستان و یا حتی خانواده درخواستی از شما داشتند اجازه دهید که بدانند اگر با دستیابی به اهدافتان در تضاد باشد، نمی‌توانید در حال حاضر به درخواست آنها رسیدگی کنید.
- ساعت بهره‌وری خود را پیدا کنید.
اگر صبح‌ها بیشترین بازدهی را دارید، خیلی زود بیدار شوید، یا اگر ترجیح می‌دهید در شب کار کنید تا دیر وقت بیدار بمانید. افراد در ساعت خاصی به بهره‌وری می‌رسند. پربازده‌ترین ساعت خود را بیابید بر روی آن پایبند باشید.
- به طور منظم استراحت کنید.
مغزمان نیاز به استراحت دارد. کارهای بدون وقفه بیشتر از اینکه فایده داشته باشد، ممکن است ضرر نیز داشته باشد. بعد از یک استراحت دوباره روی کار تمرکز کنید.
- تمرکز و جلوگیری از حواس‌پرتی، دریافت ایمیل و استفاده از شبکه اجتماعی را محدود کنید.
یکی از اصلی‌ترین عامل حواس‌پرتی استفاده از موبایل و شبکه‌های اجتماعی می‌باشد. پس موقع تمرکز کردن گوشی خود را کنار بگذارید.
- هدف گذاری کنید. هدف داشتن نشان می‌دهد که شما به کدام سمت می‌روید.
موانع مدیریت زمان چیست
قبل از اینکه موانع مدریت زمان را بشناسیم این سؤالات را از خود بپرسید:
- چه زمانی بیشترین بازدهی را دارم ( صبح، بعدازظهر، شب)
- کجا می‌توانم کارهای غیر ضروری را حذف کنم تا زمان بیشتری داشته باشم.
- آیا وقتم را تلف می‌کنم؟ ( تلویزیون، موبایل و غیره)
- بهترین استفاده از زمان من در حال حاضر چیست؟
در مدیریت زمان برای همه نمی‌توان نسخه یکسانی داد. آیا می‌شود به همه گفت فقط صبح‌ها می‌توانید برنامه‌ریزی و شروع به کار کنید، و بهره‌وری شما در صبح بالا می‌رود؟ مسلماً نه. نمیشه به همه چنین چیزی گفت. به نظر شما به یک مادری که از نوزاد خود مراقبت می‌کند و طبق معمول شب‌ها هم بیدار است آیا می‌توان گفت که باید صبح‌ها فعالیت خود را شروع کند؟ شما باید ببینید چه زمانی را بیشترین تمرکز را دارید و می‌توانید کارهایتان را با برنامه پیش ببرید. ببینید در چه زمانی بیشترین بهره‌وری را دارید تا بیشترین بهره را از زمان ببرید.
برخی از سارقان متداول زمان
می‌خواهم از موانع مدیریت زمان بگویم اما قبلش این را هم بیان می‌کنم که اشتباه برداشت نکنید. یکی از موانع مدیریت زمان موبایل می‌باشد. خب الان این سؤال برای شما پیش می‌آید که چرا اشتباه برداشت نکنم، موبایل واضح هست که یکی از موانع رایج مدیریت زمان می‌باشد.
برای چه کسی موبایل یک مانع در نظر گرفته می‌شود؟ اگر پشت کنکوری هستید قطعاً یکی از موانع موبایل است ولی اگر یک بازاریاب باشید آن وقت چطور؟ اگر فروشنده باشید و از شبکه اجتماعی مثل اینستا استفاده می‌کنید باز هم موبایل جزء موانع به حساب می‌آید؟ پس بر اساس موقعیت‌های کاری و زندگی این موانع ممکن است متفاوت باشد، برای یک نفر مانع است برای یک نفر فرصت به حساب می‌آید. این شما هستید که تشخیص می‌دهید کدام جزء موانع می‌باشد کدام جزء فرصت.
رسیدیم به اینترنت که یکی از موانع مدیریت زمان است. اینترنت ابزار خوبی برای تحقیقات، پروژه‌ها و یکی از سریع‌ترین ابزارهای ارتباطی است. اما اگر برای موارد غیر ضروری استفاده شود یکی از موانع در مدیریت زمان و به تاخیر انداختن کارها می‌باشد.
سارقان زمان:
- تعلل
- عدم برنامه‌ریزی
- به تعویق انداختن کارها
- افراد منفی‌نگر
- جلسات غیرضروری
- رسانه‌های اجتماعی، تلفن همراه، ایمیل، اینترنت
- عدم توانایی نه گفتن
- عدم سازماندهی و بی‌نظمی
- نگرش بد
چگونه عادت به تعویق انداختن کارها را از خود دور کنیم؟
اگر دقیقاً بدانیم که چه می‌خواهیم و باید انجام دهیم، اما به جای انجام این کار، وقت خود را در گشت‌وگذار در اینترنت، خواندن روزنامه، بازی کردن، درگیر شدن در مشاغل بی‌فایده دیگر تلف می‌کنیم. بدیهی است که هر از گاهی استراحت کوتاه از کار مشکلی ندارد، اما اگر تعویق را ادامه دهیم، در یک چرخه معیوب و ناامیدی گرفتار می‌شویم. اهمال‌کاری نوعی نبرد با زمان است. به تعویق انداختن کارها باعث استرس، نگرانی و اضطراب در مورد اینکه آیا می‌توانیم کارها را به موقع و بادقت انجام دهیم می‌شود.
چند پیشنهاد برای جلوگیری از اهمال‌کاری:
- یک پروژه بزرگ را به عناصر کوچکتر و قابل مدیریت تقسیم کنید.
- سعی کنید هر روز سی دقیقه کار با کیفیت انجام دهید.
- ابتدا سخت‌ترین قسمت پروژه را انجام دهید.
- از شر هر گونه مزاحمت خلاص شوید. اگر حواس‌تان به رایانه یا گوشی پرت می‌شود، هدفون برای خود تهیه کنید و به موسیقی آرام‌بخش گوش دهید.
- موفقیت و پیروزی‌های کوچک را جشن بگیرید.
- از قانون پارکینسون در مدیریت زمان برای اهمال‌کاری استفاده کنید.
مدیریت زمان و برنامه ریزی
چندین روش وجود دارد که می‌توانند به مدیریت مؤثر زمان کمک کند. در اینجا به چند مورد اشاره می‌کنم.
قانون پارکینسون چیست: این قانون برای افرادی که جزء معطل‌کنندگان در کارها هستند، و آنهایی که تحت فشار به خوبی کار می‌کنند مناسب است. هر چه زمان بیشتری برای انجام کار داشته باشیم، کار زمان بیشتری می‌برد. ضرب‌الاجل‌های نزدیک‌تری را برای انجام وظایف خاص تعیین کنید. طبق قانون پارکینسون هر چه زمان کمتری برای انجام کار داشته باشید، کار زودتر انجام می‌شود. به جای سه ماه، مهلت نوشتن یک مقاله آن را در یک هفته تعیین کنیم. زمان را برای وظایف محدود کنید. فقط بیست دقیقه صبح به خود فرصت دهید تا به ایمیل‌ها پاسخ دهید.
ماتریس آیزنهاور: کسانی که از این ماتریس سود می‌برند آنهایی هستند که در پست‌های رهبری هستند و برای متفکران انتقادی نیز مناسب است. یک لیست وظایف تهیه کنید و آن را به چهار قسمت سازماندهی کنید، و آنها را بر اساس مهم در مقابل غیرمهم و فوری در مقابل غیر فوری مرتب کنید. کارهای فوری آنهایی هستند که احساس می‌کنید باید فوراً انجام دهید. وظایف مهم آنهایی هستند که به اهداف یا ارزش‌های بلند مدت شما کمک می‌کنند. خوب شما روی وظایف فوری و مهم کار کنید، بقیه وظایف را حذف کنید یا محول کنید.
استفان کوز (stephen coves): بر این مبنا استوار است که در عصر اینترنت و تلفن همراه که اطلاعات از هر سو جریان می‌یابد و اولویت‌بندی‌ها بی‌شمار است، دیگر مدیریت زمان نداریم، بلکه مدیریتی در زمان داریم. سپس از خود بپرسیم: در زمان کجا هستیم؟ واضح است که یک مدل جهانی وجود ندارد هر کس ریتم و ویژگی‌های خاص خود را دارد. برخی از مدیران تمایل دارند در استرس بهتر می‌توانند کار کنند و این قفل خلاقیت آنها را باز می‌کنند. بعضی از افراد ترجیح می‌دهند از قبل برنامه‌ریزی کنند.
خواندن این مطالب را به شما پیشنهاد می‌کنم
افزایش خلاقیت/چگونه خلاقیت ایجاد کنیم و آن را افزایش دهیم
تفکر مهندسی چیست و چه تفاوتی با تفکر طراحی دارد
حل مسئله چیست/ و چرا اهمیت دارد
مهارت ارتباطی چیست/برقراری ارتباط موثر در محیط کار
اضافه بار اطلاعات برای کسب و کار
لطفاً در صورت تمایل نظراتتان را به اشتراک بگذارید. با تشکر
منابع برای مطالعه بیشتر:
TIME MANAGEMENT; brian, tracy
UNDERSTANDING THE IMPORTANCE OF TIME MANAGEMENT TO ASSISTANT REGISTRAR’S IN THE REGISTRARS DEPARTMENT OF THE UNIVERSITY OF EDUCATION; ABBAN, KENNETH JULY 2011
Aneta Olejniczak, M.Sc EFFECTIVE TIME MANAGEMENT — SELECTED ISSUES;
https://www.thebalancecareers.com/time-management-techniques-2276138
پینگ بک:مدیریت استرس - راه های کنترل استرس در زندگی