اضافه بار اطلاعات چیست؟ و چه چیزی باعث اضافه بار اطلاعاتی در محل کار می‌شود؟ و چگونه می‌توان از آن جلوگیری کرد؟

اضافه بار اطلاعاتی چیست؟ چیزی است که نه تنها کارفرمایان با آن روبرو هستند، بلکه این اضافه بار در زندگی مردم نیز به یک مشکل تبدیل شده است. وقتی با اطلاعات بیش از حد سروکار دارید، بر توانایی شما در تصمیم‌گیری و کارآمد ماندن تاثیر می‌گذارد.

بنابراین اگر می‌خواهید بدانید اضافه بار اطلاعاتی چیست و چه تاثیری بر کسب و کار شما دارد، با من همراه باشید تا با آگاهی بهتر اضافه بار را کنترل کنید و به حداقل برسانید.

در این مطلب قرار است در مورد موضوعات زیر بیشتر بیاموزید:

تعریف اضافه بار اطلاعات

اضافه بار اطلاعاتی زمانی اتفاق می‌افتد که مقدار ورودی به یک سیستم از ظرفیت آن بیشتر باشد. اضافه بار اطلاعاتی یک پدیده واقعی است که ما را از تصمیم‌گیری یا اقدام باز می‌دارد زیرا احساس می‌کنیم اطلاعات زیادی برای مصرف داریم.

اضافه بار اطلاعاتی برای کسب و کار

و هچنین می‌توان گفت، داشتن اطلاعات بیشتر از چیزی است که فرد می‌تواند بدست آورد، پردازش، ذخیره یا بازیابی کند. اضافه بار اطلاعاتی زمانی رخ می‌دهد که عرضه بیش از ظرفیت باشد.

اضافه بار اطلاعات در محل کار اصطلاحی است که برای توصیف حجم گسترده ای از اطلاعات نامربوط که در بین کارکنان جریان دارد. 

اصلاح اضافه‌بار اطلاعاتی اولین بار توسط برترام کراس در کالج هانتر آمریکا در اثر تحقیقاتی خود با عنوان مدیریت سازمان‌ها مطرح شد. ولی توسط آلوین تافلر نویسنده و آیپژوه آمریکایی در سال 1960

معروف گردید. حجم بالای اطلاعات نه تنها می‌تواند باعث اختلال در کار افراد شود بلکه می‌تواند روی تصمیم‌گیری و نوآوری و کاستن از لذت زندگی تاثیر بگذارد.

چگونه می‌توان از آسیب‌های اضافه بار اطلاعاتی دور ماند؟

1- اطلاعات بدست آمده را سازماندهی و معنادار سازید.

اطلاعات زمانی معنادار می‌شوند که شما بتوانید بخوبی میان آنها ارتباط برقرار کنید در غیر اینصورت اطلاعات بدون استفاده خواهند بود و تنها باعث اشتغال فضای دهنی و اختلال در تصمیم‌گیری‌ها و تفکرتان می‌شوند.

2- اطلاعات را بیرونی‌سازی کنید

نوشتن و ثبت اطلاعات در فضای بیرونی به شما کمک خواهد کرد تا انرژی ذهنی بیشتری نه برای بازخوانی بلکه برای سازماندهی و در نتیجه فهم یا تصمیم‌گیری بهتر داشته باشید.

3- هدفمند باشید

بسیاری از توجهات‌مان به اطلاعات مختلف و زیاد بخاطر این است که خودمان نمی‌دانیم چه می‌خواهیم و باید چه اطلاعاتی را جستجو کنیم.زمانی که بدون هدف و یا حتی با هدف مبهم وارد کتابخانه شویم

،هر کتابی توجه شما را جلب خواهد کرد، از هر کتابی نیز اطلاعاتی را بدست خواهید آورد اما اطلاعات بدون سازماندهی و معنادار است.

4- به خودتان اجازه رویاپردازی بدهید.

5-استراحت کنید

6-چند کار را بطور همزمان انجام ندهید.

اضافه بار اطلاعاتی نشانه‌ای از تمایل‌مان برای تمرکز نکردن روی چیزهای مهم است. (برایان سالیس)

علت اضافه بار اطلاعاتی چیست

از آنجایی که ما به اینترنت، گوشی‌های هوشمند و رسانه‌های اجتماعی دسترسی داریم، بنابراین اطلاعات همیشه در دسترس هستند. بسیاری از مردم از اضافه بار اطلاعاتی رنج می‌برند. مطمئناً، به لطف اطلاعات می‌توانیم به سرعت و به طور گسترده‌تر با دیگران ارتباط برقرار کنیم، همچنین ما می‌دانیم در دنیا چه اتفاقی می‌افتد و یا اینکه همکاران در محیط کار چه می‌کنند، اما این را هم باید در نظر گرفت که حجم عظیمی از اطلاعات مرز بین اطلاعات ارزشمند و حواس‌پرتی را محو می‌کند و جستجو و فیلتر کردند اطلاعات را برای آنها دشوارتر می‌کند، و نتیجه آن می‌شود؛ اضافه بار اطلاعات.

خب تا اینجا سوالی که پیش می‌آید این است که دلیل اضافه بار اطلاعاتی چیست؟ می‌خواهم به چندتا از این دلایل اشاره کنم.

  • فشار برای ایجاد و رقابت در ارائه اطلاعات
  • سادگی ایجاد، تکثیر و به اشتراک‌گذاری اطلاعات به صورت آنلاین
  • افزایش تصاعدی کانال‌های دریافت اطلاعات توسط؛ رادیو، تلویزیون، رسانه‌های چاپی، وب‌سایت‌ها، ایمیل و …
  • حجم عظیمی از اطلاعات به طور مداوم امروزه ایجاد می‌شود.

برای جلوگیری از اضافه بار اطلاعاتی چه‌ کاری می‌ توانیم انجام دهیم؟

ما با دریایی از اطلاعات روبرو هستیم چگونه می‌توانیم اضافه بار اطلاعات را مدیریت کنیم. به چند مورد را بیان می‌کنم.

  • مدیریت پروژه

روش‌ها و ترفندهای بهره‌وری به شما کمک می‌کند تا بار ذهنی را کاهش دهید تا تعادل بین مقدار اطلاعات و ظرفیت پردازش مغز شما مطلوب‌تر شود. اول از همه، روش‌ها و ترفندها باید برای شما مناسب باشد، زیرا هر کسی شخصیت، مهارت‌ها و خواسته‌های منحصربه‌فرد خود را دارد. اصولاً هر چیزی که شما را از کارتان پرت می‌کند یادداشت کنید. سپس وظایف را به کارهایی که باید امروز انجام دهید، کارهایی که باید محول کنید، کارهایی که باید در این هفته انجام دهید و کارهایی که باید نادیده بگیرید تقسیم کنید.

  • مدیریت توجه

شما باید انتخاب کنید چه زمانی می‌توانید تمرکز کنید. بنابراین شما می‌توانید افکار خود را مدیریت کنید. عناصر کلیدی هم شامل کنترل محیط با از بین بردن چیزهایی که می‌تواند شما را آزار دهد. مثلاً در زمان تولید محتوا عواملی که تمرکز شما را از بین می‌برد را از خود دور کنید، مثل موبایل.

  • اشتراک خبرنامه‌های ایمیلی را که نمی‌خوانید یا به اندازه کافی جالب نمی‌دانید لغو کنید.
  • گروه‌های بی‌فایده یا غیرمرتبط، واتس‌آپ یا تلگرام را حذف کنید.
  • فعالیت خود را طوری سازماندهی کنید که مجبور نشوید تا دیر وقت کار کنید.

علت اضافه بار اطلاعات در محل کار چه می باشد

میزان داده‌هایی که کارکنان در محل کار پردازش می‌کنند، تنها مسئله‌ای نیست که اکثر کسب و کارها در محیط کاری که به سرعت در حال تغییر است با آن روبرو هستند. در واقع اضافه بار اطلاعاتی نیز به دلیل اطلاعات نامربوط به اشتراک گذاشته شده با کارکنان ایجاد می‌شود.

بنابراین وقتی به اضافه بار اطلاعاتی اشاره می‌کنید، در واقع به حجم اطلاعات ردوبدل شده در محل کار و همچنین کیفیت پایین اطلاعات به اشتراک‌گذاری شده با کارکنان اشاره می‌کنید. و کیفیت ضعیف اطلاعات به معنای اطلاعاتی است که به آنها مربوط نیست.

اضافه بار اطلاعات با موارد زیر مرتبط است:

  • اطلاعات بیش از حد به اشتراک گذاشته شده در محل‌کار
  • اطلاعات نامربوط در محل کار ردوبدل می‌شود.
  • عدم هماهنگی بین تمام بحث‌هایی که همزمان در محل کار انجام می‌شود.
  • زمان کافی برای پردازش اطلاعات دریافتی به کارکنان داده نمی‌شود.
  • فقدان همسویی و دیدگاه استراتژیک در محل‌کار

چگونه اطلاعات بیش از حد بر کسب و کار شما تاثیر می گذارد

اطلاعات بیش از حد بر کسب‌وکار شما در سه سطح تاثیر می‌گذارد: کارمندان، تیم‌ها و به طور کلی سازمان

چگونه اطلاعات بیش از حد بر کسب و کار شما تاثیر می گذارد

اضافه بار اطلاعات می‌تواند جنبه‌های منفی زیادی داشته باشد از جمله:

بهره‌وری کارکنانبرند کارفرمارضایت کارکنانعملکرد تجاری
همکاری در محل کارروابط در محل کارنوآوری و چابکیامنیت محل کار
همسویی سازمانیمدیریت بحرانمدیریت تغییر

خب حالا می‌خواهیم عمیق شویم و به برخی از پیامدهای اضافه بار اطلاعاتی در محل‌کار بپردازیم.

موافقی تا اطلاعات بیشتری در این زمینه کسب کنیم.

پس بزن بریم.

پیامدهای اضافه بار اطلاعاتی در کسب و کار

چهار مورد از پیامدهایی که اضافه بار اطلاعاتی می‌تواند بر کسب‌وکار شما تاثیر بگذارد، را بیان می‌کنم.

1- بر سلامت و رفاه کارکنان شما تاثیر می‌گذارد.

چه اتفاقی می‌افتاد وقتی یک کارمند احساس می‌کند با مقادیر بیش‌ازحد و یا اطلاعات نامربوط در محل کار غرق شده است؟ اساساً، کارمندانی که با اضافه بار اطلاعات سروکار دارند، احساس استرس، اضطراب می‌کنند و ممکن است در خواب شبانه دچار مشکل شوند.

2- عملکرد و بهره‌روی کارکنان شما را از بین می‌برد.

اطلاعات بیش از حد نه تنها بهره‌وری کارکنان شما را کاهش می‌دهند، بلکه بر توانایی آنها برای تصمیم‌گیری به موقع نیز تاثیر می‌گذارد. آنها احساس سردرگمی، استرس، سرخوردگی می‌کنند و به طور طبیعی شروع به اشتباه کردن می‌کنند. به زبان ساده اضافه بار اطلاعات مغز ما را خاموش می‌کند.

3- عملکرد تیم را کاهش می‌دهد.

وجه اشتراک همه تیم‌های موفق ارتباط عالی می‌باشد. هر یک از اعضای تیم می‌دانند که سایر اعضای تیم روی چه چیزی کار می‌کنند می‌دانند که چگونه کارهایشان به هم مرتبط هستند. اعضای تیم می‌دانند که از آنها چه انتظاری می‌رود و چگونه کار آنها بر عملکرد تیم بر نتیجه کسب‌وکار تاثیر می‌گذارد، و مهمتر از همه، می‌دانند اطلاعات مورد نیاز خود را از کجا تهیه کنند. به دلیل اضافه بار اطلاعات، کارکنان اطلاعات مهم را زا دست می‌دهند، در نتیجه، عملکرد تیم به دلیل همپوشانی، و عدم همسویی در تیم کاهش می‌یابد.

4- تاثیری که اضافه بار اطلاعات بر نام تجاری شرکت می‌گذارد.

به دلیل عدم هماهنگی، سردرگمی و عملکرد پایین کارمندان، تیم خدمات مشتری شما نمی‌تواند بهترین خدمات را ارائه دهد، و همچنین تیم فناوری شما ویژگی محصول جدید را نمی‌تواند به موقع منتشر کند. به این ترتیب معاملات خود را از دست می‌دهید.

اما این را نیز در نظر بگیرید که ضرر ناشی از بار اطلاعاتی فراتر از پول است.

خب شاید این سوال برای شما پیش بیاید که چرا این ضرر از پول بیشتر است.

می‌دانید چرا؟

چون سرخوردگی و سردرگمی کارکنان به‌طورکلی بر فضای کار تاثیر می‌گذارد. کارکنان شروع به شکایت از ارتباطات داخلی و همکاری ضعیف در محل کار می‌کنند. ممکن است شروع به انتشار این خبر در خارج از شرکت کنند و حتی شروع به جستجوی یک شرکت جدید برای ملحق شدن کنند. در این صورت، شما ممکن است کارمندان خبره خود را از دست دهید. فکر کنم تا اینجا موافق باشید که ضرر اضافه بار اطلاعاتی از پول بیشتر است.

حالا شاید از خود بپرسید راه‌حلی وجود دارد تا از این اضافه بار اطلاعاتی جلوگیری کنید.

جواب: آری

4 راه برای جلوگیری از اضافه بار اطلاعات

بسیاری از سازمان‌ها در حال حاضر به‌دنبال راه‌های جدید برای ساده‌سازی بهتر جریان اطلاعات در محل کار خود و شادتر کردن و بهره‌وری نیروی کار خود هستند.

البته شما سازمان خود را در نظر بگیرید و ببینید کدام یک از روش‌ها مناسب شما است تا اضافه بار اطلاعاتی خود را کاهش دهید یا در حد امکان کنترل کنید.

1- از کانال ارتباطی مناسب استفاده کنید

یکی از منابع اصلی اضافه بار اطلاعاتی در محل کار، میزان چشمگیر کانال‌های ارتباطی است، که امروزه کسب و کارها برای برقراری ارتباط با کارکنان خود از آن استفاده می‌کنند.

در بیشتر سازمان‌ها، کارمندان با ایمیل شرکت، ابزارهای مدیریت پروژه، خبرنامه‌های شرکت، برنامه‌های پیام‌رسان خصوصی، ابزارهای اشتراک‌گذاری اسناد، نرم‌افزار کنفرانس ویدئویی، وبلاگ‌های داخلی شرکت ارتباط دارند و این فهرست ممکن است برای شرکت‌ها متفاوت باشد.

خب سوالی که می‌پرسید ممکن است این باشد که مشکل واقعی در اینجا تعداد کانال‌های ارتباطی مورد استفاده در محل‌کار است.

پاسخ: خیر

عدم هماهنگی باعث ایجاد اضافه بار اطلاعاتی می‌شود. این را در نظر بگیرید که کارمندان ممکن است از همه کانال‌های ارتباطی برای اهداف خود استفاده کنند، و ممکن است شما نخواهید برخی از آنها را متوقف کنید اما کاری که می‌توانید انجام دهید این است که راهی برای هماهنگ کردن بهتر همه کانال‌های ارتباطی در محل کار خود استفاده کنید.

اما پیشنهادی که می‌شود داد تا از این آشفتگی رها شد این است که بجای اینکه از چندین کانال ارتباطی استفاده کنید، به کارمندان خود یک کانال خبری اختصاص دهید تا بتوانند به اطلاعات مناسب دسترسی داشته باشند، چه کارمندانی که به صورت دورکاری کار می‌کنند و چه آنهایی که به صورت حضوری کار انجام می‌دهند.

خب به نظر شما آیا زمان آن نرسیده که به بهبود مهارت ارتباطی فکر کنید، و آن را ارتقاء دهید. در این مورد مختصری توضیح می‌دهم.

مهارت‌های اطلاعاتی مجموعه‌ای از فعالیت‌هایی هستند، که در نهایت عملکرد عمومی و با کیفیت را ایجاد می‌کنند. ارتباط موفق به ما کمک می‌کند تا افراد و موقعیت‌ها را بهتر درک کنیم؛ و احترام و اعتماد ایجاد کنیم؛ و شرایطی را برای به اشتراک‌گذاشتن ایده‌های خلاقانه و حل مشکلات را به‌وجود بیاوریم.

بنابراین با بهبود مهارت‌های ارتباطی، می‌توانیم مشارکت کارکنان، کار تیمی، تصمیم‌گیری و ارتباطات را در محل‌کار بهبود ببخشیم.

2- ارتباطات یک اندازه برای همه را فراموش کنید.

یکی از بهترین راه‌ها برای کاهش بار اطلاعاتی، تقسیم‌بندی محتوای خود براساس موضوعاتی که پوشش می‌دهیم. شما باید نقش‌های کارکنان در سازمان، موقعیت مکانی آنها را در نظر بگیرید، و محتوایی که مناسب آنها است را به اشتراک بگذارید. یعنی کاری کنید که کارمندان به راحتی اطلاعات مورد نیاز خود را پیدا کنند.

3- در فرهنگ شرکت خود تجدید نظر کنید

آیا در فرهنگ شرکتتان رفاه کارکنان را در اولویت قرار می‌دهید؟ آیا این فرصت را به کارکنان خود می‌دهید تا نظرات خود را در مورد ارتباطات داخلی به اشتراک بگذارند؟

خب، شاید از خود بپرسید که اضافه بار اطلاعاتی چه ربطی به فرهنگ شرکتتان دارد. این را در نظر بگیرید اضافه بار اطلاعاتی با فرهنگ شرکت شما شروع می‌شود.

مهم نیست که ارتباطات داخلی شما چقدر موثر می‌باشد، بدون فرهنگ درست نمی‌توانید با اضافه بار اطلاعاتی مقابله کنید. بنابراین اگر می‌خواهید در فرهنگ شرکت خود تجدید نظر کنید نیاز به یک مدیریت تغییر دارید.

حالا مدیریت تغییر چیست؟

مدیریت تغییر یک رویکرد سیستماتیک است که شامل: برخورد یا انتقال یا دگرگونی اهداف سازمانی، ارزش‌های اصلی، فرآیندها یا فناوری‌ها می‌باشد. هدف از مدیریت تغییر سازمانی اجرای موفقیت‌آمیز استراتژ‌ی‌ها و روش‌هایی برای ایجاد تغییر و کمک به افراد برای پذیرش و سازگاری با تغییر است.

4- ارتباطات داخلی خود را ارزیابی کنید

شما با نظرسنجی از کارکنان خود و جمع‌آوری بازخوردها می‌توانید تغییراتی را اعمال کنید. از آنها بپرسید که آیا احساس می‌کنند در اطلاعات بیش از اندازه غرق شده‌اند، در مورد کیفیت اطلاعاتی که دریافت می‌کنند چه فکری می‌کنند.

برای غلبه بر اضافه بار اطلاعات باید اثر بخشی استراتژی خود را به طور منظم اندازه‌گیری کنید و اینکه چگونه تغییراتی را که اعمال می‌کنید باعث کاهش بار اطلاعات در محل کار شما می‌شود.

لطفاً در مورد این مطلب با من صحبت کنید، و نظرات خود را با من به اشتراک بگذارید.

منبع:

https://blog.prototypr.io/

https://blog.smarp.com/how-does-information-overload-affect-your-business-how-to-stop-it

https://www.workzone.com/./

https://blog.smarp.com/change-management-definition-best-practices-examples

https://blog.smarp.com/top-5-communication-skills-and-how-to-improve-them